第14章 工具使用原则
14.1 工具使用三步走
本节不仅介绍工具的使用方法，还会教大家如何在日常工作中找到合适的工具。
在具体的工作场景中，工具使用一般分为三步。首先提出需求。其次通过各种方式寻找工具，如果找到相应的工具，就可以直接使用；如果没有找到符合需求的工具，但确认非用不可，则可以提出对工具的需求，由产品部门评测、技术部门开发（如图14-1所示）。最后是在工作中运用工具。
接下来我们具体分析“提出需求—寻找工具—使用工具”这三步。
14.1.1 提出需求
之所以存在工具，是因为用户存在需求，而需求来自痛点。例如，早期公众号排版工具的出现，就是因为微信后台的工具比较难用，既没有样式可选择，又很容易出错。135编辑器正是瞄准这一痛点开发的产品。
所以当你想使用工具的时候，首先要找到痛点。在现实中，80%的问题得不到解决并不是因为找不到工具，而是没有想到可以用工具解决。实际工作中需要工具的场景通常有以下三种。
第一，在工作中发现某件事简单重复、工作量大、耗时长。例如，制作PPT时，需要把很多图片做成图片墙，如果自己手动做，一张张复制粘贴，就得保证每张图片的尺寸合适，会非常麻烦。这时就要想到，这种简单、重复、耗时的问题，可能有相应的批量处理工具帮助解决，例如Shape Collage的软件。
第二，想要更快地找到资源。平台可以通过整合资源提升效率。例如，进行公众号投放时，如果想投放目标人群，以前需要公众号运营人员亲自调查用户属性，后来出现了新榜等广告交易平台，可以直接分析是否匹配。
第三，发现某项功能形式已由他人实现。例如，我早期观察社群裂变的时候，发现进群后经常会出现这类统一的话术——先@进群的人，然后普及群规则。通常这些话术都是由群主发出的，我一开始以为这是人工发的，尝试后发现如果社群数量多，群主根本无暇顾及。后来进一步观察别人的玩法，发现每隔3个新人入群后20秒，群里就开始发话术，由此可以判断是机器人发出的，所以一定有相应的工具。
14.1.2 寻找工具
找到痛点，确定需求，接下来就要寻找相应的工具。工具的网站五花八门，下面介绍百度、淘宝和微信这三个平台。通过这三个平台，基本就可以找到90%的工具。
14.1.2.1 B：从百度上搜索
百度基本把中文互联网的所有网站都抓取了，在百度上搜索能满足基本需求。
百度搜索的核心技巧是搜索关键词。例如，我之前看到很多这种类型的图（如图14-2所示），但是不知道如何制作。
于是我在输入框内输入了“很多词语堆在一块组成的图”，但没有直接搜到答案。同时，我在搜索结果页中看到了一个问答，有个人提问的问题和我的相似。尽管没有人回答，但我注意到他在问题中把“词语”变成了“关键词”。
于是我就把搜索词改成了“关键词堆在一块变成的图”，然后在第三页的知乎上找到了答案（如图14-3所示）。
后来我才知道这类关键词的表现形式叫作“词云”，于是搜索“词云”找到了很多制作词云的工具。
在百度上搜索，是否掌握搜索的技巧将很大程度上决定你能否搜到答案或者搜到答案的快慢。下面讲两个小技巧，可以在网站上搜索学习更多的技巧。
第一个是从指定网站搜索关键词，格式为“关键词site：×××”，例如，搜索“新媒体运营技巧site：zhihu”，搜索结果都是知乎的页面（如图14-4所示）。
第二个是搜索指定的文件格式，格式为“关键词filetype：文档格式”。比如想搜演讲稿的PPT，可以搜“演讲稿filetype：ppt”，得到的结果都是PPT文档（如图14-5所示）。
不过，百度搜索结果的质量参差不齐。对于垂直领域的搜索，推荐使用一款搜索平台：虫部落。虫部落可以做到精细化搜索，比如对于单独的学术搜素、网盘搜索，都有相应的网站导航。
14.1.2.2 A：从淘宝购买
对于一些特定需求，可以在淘宝上搜索相应的工具。例如，想在淘宝上买社群裂变的工具，可以搜索“社群裂变”找到信誉比较好的卖家。如果公司有技术支持，就可以直接购买源码进行复用。
还有一种情况，也可以搜淘宝，比如一些常见的收费工具费用非常贵。可以先用淘宝搜一搜，有些网站会利用信息不对称高额收费。比如有位朋友从某群友手中买了一套小程序的源码，花了3 000元钱，但后来查淘宝发现这个源码只卖200元。
14.1.2.3 T：从微信中询问
无论是在百度上搜索还是在淘宝上搜索、购买，有时候仍然免不了要花大量时间筛选。想要更加高效地获取工具信息，可以直接询问相关行业的朋友。例如，我们曾经想要一款工具，满足他人添加好友时能够自动通过并且自动回复话术的需求。起初在淘宝上买了几个工具，但效果都一般，于是我在微信上问了一位比较有经验的朋友，他很快推荐了一个工具——We Tool，省去了我大量用于筛选的时间。
想找到牛人帮你解答问题，可以进一些高质量的行业交流群提问，或者直接加他们为好友并发红包咨询，成功率会更大。
14.1.3 使用工具
工具的使用也有一定的原则：积累自己的工具清单。
拿出一张白纸，把自己常用的工具列出来，根据它们对自己的重要程度和使用的频次，制作一幅四象限图（如图14-6所示）。
图14-6 工具使用清单示例
对于重要程度高、使用频次高的应用，要做到熟练使用。例如，对我个人来说，“印象笔记”的重要程度很高，我非常熟悉它的一些高级功能，如文档内搜索，以及使用Markdown的插件。
对于重要程度高、使用频次低的软件，了解其基本功能。例如，工具BDP，一般用于辅助做数据报表，我们需要知道它的一些基本功能。
对于使用频次高、重要程度低的软件，如排版类、阅读类软件，市面上有很多可替代的软件，这时只需择优使用或者根据软件中的不同功能酌情使用即可。
对于频次低、重要程度低的工具，不用刻意学习，等到有需要的时候搜索并使用即可。