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高效PDCA工作术

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验证及调整阶段经常出现的失误

书籍名:《高效PDCA工作术》    作者:富田和成



以上,分别就PDCA循环的各个阶段做了详细介绍。最后,想就验证及调整阶段容易出现的一些失误做几点补充。



1.做事专一,切忌三心二意(个人)


“KPI指标进展总是不尽如人意……一定是KDI未能有效衔接,不如重新考虑其他对策。”现实当中总是会有一些人轻易地做出判断,不断地改变自己的想法。

要知道,在PDCA循环当中,“最低限度的验证和调整”总是伴随着“最低限度的假说”“最低限度的验证周期”以及“最低限度的运行成果”,这是促使PDCA高速运转不可缺少的三大要素。

做事不专一的人,至少忘记了其中的一个甚至全部要素。他们把“获取最新信息”当成了决定优先顺序的唯一标准,于是便毫不犹豫地对过去的一切全盘否定。



2.不能永远只看到消极一面(个人、团队)


通常,人们的脑子里总是会想着改善方案,却轻视了拓展方案的巨大作用。

要夹着尾巴做人,多检讨自己,少怪罪他人——多数日本人从小就受到这种教育。受此影响,在回顾自己走过的道路时,人们总是会把目光紧紧地盯在“失败”上。

这种思想已然超出了判断是否合理的范畴,成为一种下意识的举措。

克服这种陋习最简单的方法,是将自己的行为规范化。

例如,在提出两条改善方案的同时,还必须提出一条拓展方案,通过这种方法迫使自己同时看到积极的一面。



3.努力寻求意见的统一(团队)


一个团队在进行要因分析确定调整方案时,必然伴随着团队成员之间意见的对立。

有时,那些在某一方面略知皮毛的人说起话来让人无可奈何。“喂!你还不明白吗?我说的话绝对没错!”——那充满自信的表情,几句话就让周围的人无言以对。

为了防止这种事态出现,最好的办法是把所有的观点都整理在案,就事论事地逐一进行确认。否则,别人在谈论有关“整体效果”,有人却提出“关于经费预算……”,结果弄得南辕北辙,让讨论无法进行。

在最后不得不做出决定时,如果出现了意见分歧,又该如何解决呢?

正如书中反复强调的那样,PDCA的根本在于假说思维,这种假说需要经过反复的验证。在我看来,不妨把各种意见都拿来做一番尝试——这次姑且采纳A先生的意见,如果不成功再探讨B先生的意见也不迟。否则无原则地将A、B两方面意见折中,以后验证起来恐怕很难得出结论。

如果面临的课题紧迫,需要速战速决,就应当由团队领导做出判断。这时必须注意的问题包括:

①明确团队领导的责任所在。

②做好持反对意见团队成员的思想工作。

这两点极为重要。



4.面对课题不得相互推卸责任(团队)


通常,跨部门(公司)的特大项目,很难保证一次性顺利实施。其中的原因非常简单,不外乎发生了课题的相互推卸。

我们知道,排列课题优先顺序的标准之一,是书中多次提到的“轻松参与”。具体到此类项目,就是“由哪一个部门具体实施”。在某部门领导的示意下,各科室人员会拼命地整理出“暗示必须由其他部门负责实施的资料”。该部门领导则以这些资料为依据向决策层进言,从而引起部门之间无端的纷争。

遇上决策层领导不了解情况,就更容易出现这种局面。特别是,如果下属也知道上面横竖不可能做出正确的判断,便不会有人主动承担义务,这是典型的大企业病。

为了防止这种局面的出现,我采取的办法是,力图将PDCA渗透进每一位公司职员的脑海。只要积极参与高效PDCA工作术循环的人员队伍不断壮大,即使有一两个人拖后腿,也难以阻止整个局势向前发展。



5.力争项目的进展充分可视化(团队)


随着PDCA循环的持续深入,会不断地涌现新的课题,课题的优先顺序也会随之发生改变,甚至计划本身还会被迫大幅度调整。

这其中切记,务必使决策过程公开透明。

如果疏忽了这一环节,处于下列任何一种状态下均可能遭到上下的一致谴责。

·延续状态——为什么永远是同一个课题?为什么不开动脑筋另找出路?

·变更状态——局面已然陷入了困境……依我看不如背水一战!

·追加状态——不要把手伸得太长!要有所选择,有所集中。

特别是在计划发生变更时,如果不将细节公开,必然招致部下的一致反对。

——为什么只取消了我提出的方案?

——难道此前的努力都白费了吗?

——这一定又是社长的主观武断……

这时,即使不能将全部过程逐条解释,至少也应当让大家明白,那完全是根据PDCA的结果做出的正确判断。如果需要,还应当利用数据从道理上做出完整清晰的说明。

只有做到PDCA循环中信息的共享,才能够调动起更多人的积极性。或许也有人迟疑观望,但绝大多数职员都拥有一个共同的目标,就是为公司的发展贡献自己的力量。



高效质疑问难 调整篇


·你是否认为验证时间足够充分?

·查明失败原因之后,你认为怎样才能总结经验,变被动为主动,使工作得到改进?

·面对成功的经验,你能否使其进一步发扬光大?都有哪些具体策略?

·在改善方案或拓展方案当中,哪些属于优先顺序较高的成分?

·目前设定的整体目标是否能够适应当前的现状?

·是否有必要大幅度修改计划?

·如果进行微调,目前阶段是否可以提出新的内容以便落实为具体任务?

·如果需要改变计划,是否应当告知他人?