步骤三 行动措施“DO”的量化(设定“KDI”)
与计划阶段将所有课题按照KPI指标进行量化一样,在实施阶段同样需要将行动措施“DO”定量化。
其中使用的指标,我们称之为KDI(Key Do Indicator)。
简单地说,这是一个表示“已经将若干个计划付诸实施”的指标。KDI是我个人创造的语言,以示与KPI相区别。
KDI是在验证阶段,对解决方案是否按照计划顺利展开进行客观评价的指标。如果实施阶段每周验证一次,KDI也应当按照这一周期对解决方案展开结果做出客观评价,这一点显得尤其重要。
举例说明,假设行动措施“DO”为阅读一本长达一千页的巨著。这时,无论把KDI指标设定为“0”或“1”表示“读完”或“未读”,还是用整体目标的达成率表示“读完了多少页”,在每周一次的验证期间,都无法准确地表示出“本周的目标”是否已经达成。
像这样,面对规模较大的目标,就必须制订出较为详细的行动计划,例如“每周阅读两百页”,同时在每周一次的验证期间,对这一指标的达成率进行确认,并随时进行调整。
这种按照验证周期细分的目标,本公司称之为“周期行动目标”,它不仅适用于KDI指标,同时也适用于KPI指标。
设定KDI指标的目的
也许有人会说:“KPI指标也设定了,行动措施‘DO’也制订了,还不能付诸行动吗?”
这里,先要说一说为什么要设定KDI指标。
其中的原因就在于,课题量化的结果(KPI)不容易被实际掌控。
例如,即使设定了销售额目标KPI指数,但有时存在着诸多不可预测的外界因素;百分之百的行动不一定带来百分之百的结果;而且多数情况下,行动与结果之间在时间上往往会出现一定程度的滞后。
另一方面,行动是否得到落实,或者说行动能否得到落实却比较容易掌控。尽管有些情况下行动的成果无法完全地反映在KPI指标上,但毕竟如果没有具体行动,KPI指标也不可能发生任何变化。为了确认是否采取了切实的行动,使用KDI指标将行动可视化并随时进行验证,就显得尤其重要。
KDI的量化方法,在终了型行动措施“DO”与持续型行动措施“DO”这两种情况下会有所不同,下面分别予以说明。
1.终了型行动措施“DO”的KDI指标量化
在终了型行动措施“DO”的情况下,KDI比较容易量化。例如,制订规划时的“多少本书”,或者电话预约时的“多少个客户”等,只需将结果落实在数字上即可。
具体的量化方法,如上所述,除了在行动措施“DO”当中设定出最终想要达成的数值目标以外,还要根据验证周期计算出“周期行动目标”的量化数值(原则上先要确定什么时间达成,然后只需计算出达成率即可)。
行动措施“DO”:阅读二十本健身书籍……阅读二十本(周期行动目标:每周阅读两册)。
行动措施“DO”:聘请私人教练……(一人)签订合同。
行动措施“DO”:聘用区块链专家……(一人)聘用。
行动措施“DO”:尝试邀请客户打一次高尔夫球……(一次)邀请。
图4-4 KDI指标
2.持续型行动措施“DO”的KDI指标量化
持续型行动措施“DO”能够更有效地根据“周期行动目标”进行追踪。
例如,假设从事服务行业人员的行动措施“DO”为“面对顾客大声问候”。对此制订出了量化指标,却又无法每次都将“是否面对顾客大声问候”做出记录。这时最好的方法是实施所谓的“吾日三省”,本人就“今天是否面对顾客大声问候”为自己评分,然后以每周为单位计算出平均值,并观察变化情况。
为此,我们经常用到的是一张“持续改进记录表”。
有关“持续改进记录表”的具体内容,将在第八章详细说明。这张记录表就好比是一张意见调查表,尽管表里的内容显得略为粗糙,但是对于持续型行动措施“DO”的评价,却不失为一个切实可行的方法。按照上面的例子,对于那些是否付诸实施仅凭感觉评价的事项,只要对当天的结果做一个回顾总结,便可以通过此表得到较为公正的把握。
对于每一天(每一次)都要实施的行动措施“DO”,以及本身就已经包含了“周期行动目标”的行动措施“DO”,只需要单纯地对其实施结果进行反复的确认。但是对于诸如“去健身房”那样,并非每天都要实施的行动措施“DO”,就应当在此制订出“周期行动目标”,并对实施结果计算出行动措施“DO”的达成率。