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高效PDCA工作术

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要领四 如果举棋不定,就按“流程”分解

书籍名:《高效PDCA工作术》    作者:富田和成



专业书籍在解释破解难题的方法时,总是会强调逻辑树最初的切入点如何重要,本人则认为没有必要考虑得如此复杂。

最简单而且确实可行的方法,是按照事物的流程对事物进行分解。

例如,一位负责销售的推销员为了扩大销售额,利用电子邮件的方式向客户推销产品。这时他在逻辑树上的主题是——利用电子邮件推销产品。



按照“利用电子邮件推销产品”的流程分解结果是:


准备资料→发送电子邮件→与客户约谈→吸引对方需求→提出方案→共同商讨→签约→重复订单

这便是将“利用电子邮件推销产品”这一主题,按照事物的流程进行所谓“不重叠、不遗漏”分解的结果。接下来只要将每一步骤继续因式分解即可。

如果我们按照流程将这一主题粗略地分解为“接触→交涉→跟踪”,但只要严格地遵循MECE的原则,在接下来的第三层分解时我们仍然可以导入“准备资料→发送电子邮件……”等一系列因素,结果依旧大同小异。

像这样,如果按照事物的流程分解你就会发现,原本被视作课题的部分,有时其实并不那么重要。

例如,在面对顾客推销产品的过程当中,原本将“说话声音有气无力”视作课题的推销员,将推销作业按照流程分解之后发现——与其说是因为自己说话声音有气无力,不如说问题出在事前没有做好充分的准备上。

再例如,饭店的老板发觉自己准备了丰盛的饭菜,却不见客人上门,并为此感到十分苦恼。在将顾客的行为按照流程分解之后,这位老板发现“美味佳肴”只是诸多课题之一,此外还有“待客态度”“价格设定”以及“市场环境”等各种因素(不尽人意的课题)有待解决。

如果像本公司这样是一家经营网络服务的企业,就会经常因访客数量得不到增加而感到烦恼。这时,如果将问题按照提高访客数量的流程进行分解,便可以得到“通过SEO优化搜索引擎提高网站搜索排名顺序”,“通过SNS社交网络服务扩大影响力”以及“通过媒体和网络博客传播介绍”等各种不同的主题,并且可以因此找出需要解决的课题。

由此可见,能够给人以新的启迪,乃是按照事物流程分解的重要特点之一。

像这样,如果自己或者部下在选择课题、寻找解决方案时遇到麻烦,只要看一看平常的工作流程,一切问题就都会迎刃而解。

这时如果遇到的课题与日常工作相关,就一定能够得到圆满的答复。

正因为如此,我们才会说,按照事物流程将事物分解,简单而且切实可行。

如果面临的事物是一个全新的领域,或者自己对于事物的流程不甚了解,那么只好请教前辈,或者通过阅读有关书籍分享“分解经验”。

假设自己初次担任管理职务,对于团队管理毫无经验,这时就要向在管理职位上颇有经验的前辈请教。届时大家会提出许多意见,比如要设定一个目标,或者建议通过接触加深了解,更有人说要学会使用胡萝卜加大棒。可是无论怎样这些都是因子,汇聚在一起不过几大类型。

之所以这样说,是因为它们至少都是看似合理的假说。



从图书目录中汲取分解经验


如果还不知道应当如何分解,建议可以浏览一下图书目录。

假设有一天公司社长心血来潮,突然任命你为内容营销(Content  marketing)的负责人,可你却根本不知道什么是内容营销。这时只要买几本相关书籍,翻开目录浏览之后便一目了然。

恰好我手头有一本关于内容营销的书籍,现将其中一部分目录摘录如下。

3-2内容营销成功的五个步骤

1.设定目标

2.设计形象

3.设计内容

4.制作编辑日志并实际操作

5.测定KPI指标

(选自《内容的力量》(中文繁体版书名)一书,宗像淳著,日经BP社出版)

以上五个步骤,将内容营销的流程完美地展现在了你的面前。接下来再浏览几本其他作者所著书籍,便可以确定是否有遗漏。

在多数情况下,有关实用书籍的章节目录都是按照事物流程编写的。根据主题不同,还有一些书籍或者按照情节编写或者按照目的编写,但无疑都严格地遵循着MECE的原则,同样具有很高的参考价值。

顺便介绍一下,我在二十几岁时曾经转动无数个PDCA循环。其中,在转动改善睡眠质量的PDCA循环时,我首先来到书店,一下子买了近二十本相关书籍。我将它们的目录进行比较,找出看似合理的假说,根据假说挑选出一本通俗易懂的论著,便开始阅读。

就这样,一周前还对健康睡眠一无所知的我,现在却轻而易举地找到了问题的瓶颈。